Folgendes Szenario: Im Rahmen der allgemeinen Digitalisierung im Unternehmen wird die strategische Entscheidung getroffen, auch eine neue HR-Software zu beziehen und zum Einsatz zu bringen. Die Gehaltsabrechnung läuft bereits elektronisch, so dass nun die weiteren HR-Prozesse in Angriff genommen werden müssen.
HR-Digitalisierung - mit externer Perspektive und Coaching
Aktive und motivierte Beteiligte führen zum nachhaltig positivem Ergebnis
In meiner Laufbahn als Vertrieblerin für eine namhafte, prozessorientierte HR-Software fand ich häufig eine sehr heterogene interne Situation mit ganz unterschiedlichen Interessenlagen vor, wenn es um die angedachte Implementierung einer neuen HR-Software ging. Der erste Schritt war häufig, dass sich die HR-Abteilung entweder im Auftrag der Unternehmensleitung oder in Eigeninitiative direkt an den Hersteller gewandt hat und die Frage gestellt hat: „Was bieten Sie an? Was wird alles mit Ihrer Softwarelösung abgedeckt? … Können Sie uns bitte was zeigen?“ Auf die Frage nach den Anforderungen bekam ich häufig eine kurze „Wunschliste“ an Features, oder auch mal ein aus Sicht des Interessenten ausführlich ausgearbeitetes sog. „Pflichtenheft“, was mehr oder weniger die Auflistung der benötigten Datenbankfelder beinhaltete.
Was all diese Auflistungen gemeinsam hatten, war, dass die bisher manuell durchgeführten Prozesse ein neues Kleid bekamen und nun eins zu eins in einer schicken Standardsoftware mit der Flexibilität des geliebten Excel dargestellt wurden. Digitalisierung bedeutete in diesen Fällen die digitale Abbildung der vielen vermeintlich weiterhin benötigten Daten.
Im Laufe des Softwareauswahlverfahrens erlebte ich die heftigsten Diskussionen, wenn es um die zu erstellenden Auswertungen ging. Hier war es den Beteiligten schwer vorstellbar, dass ein Teil der bisher erfassten Daten nur deswegen nötig war, weil Excel sonst hat nicht rechnen können. Die neue Software bringt jedoch prozessuale Zusammenhänge mit, welche einen vereinfachenden Einfluss auf die Erstellung von Auswertungen haben. Als ich bei dieser Anmerkung in die angsterfüllten Gesichter der Personaler sah, konnte ich bereits aus den nonverbalen Reaktionen die eindeutige Ablehnung einer noch so kleinen Veränderung in diesem Zusammenhang erleben.
Wenn diese Reaktion erst in der Produktpräsentation einer neuen Softwarelösung durch den Vertriebler des Softwareherstellers zum Vorschein kommt, wie ich es oft erlebt habe, ist es reichlich zu spät.
Die Akzeptanz für die Digitalisierung und die damit einhergehenden Veränderungen historisch gewachsener Abläufe zu erhöhen kann nicht früh genug beginnen. Mit einer systematisch durchgeführten Bedarfsanalyse bei den Beteiligten können Widerstände rechtzeitig aufgedeckt und in Kooperation verwandelt werden. In der Praxis wird häufig unterschätzt, wie wichtig für den Projekterfolg diese frühen Schritte sind.
Die häufige Vorgabe der Geschäftsleitung, dass eine HR-Software innerhalb kürzester Zeit ausgewählt und zum Laufen gebracht werden muss, führt dazu, dass unter dem Vorwand „Digitalisierung“ nur „Automatisierung“ der vorhandenen Prozesse stattfindet, ohne dass die Prozessschritte zur optimalen Nutzung der neuen digitalen Möglichkeiten sinnvoll angepasst werden. Werden die operativ mit dem neuen System arbeitenden HR-Mitarbeiter nicht hinreichend und frühzeitig involviert, wächst sogar das Misstrauen. Dann werden häufig die nun digital durchzuführenden Prozesse „zur Sicherheit“ noch zusätzlich mit den alten Methoden abgewickelt oder zumindest extra (analog) dokumentiert … so entstehen „Schattenakten“, bleiben alte Ablagesysteme parallel im Einsatz, usw.
Der Wunsch nach Digitalisierung ist zeitgemäß, unumgänglich und mit den modernen Möglichkeiten mehr als sinnvoll. Jede Umstellung eines HR-Prozesses auf digitale Basis bedeutet jedoch Change. Im HR-Umfeld muss noch ein deutliches Umdenken stattfinden, wenn es um ein Change-Projekt noch dazu bezogen auf das eigene Aufgabengebiet betrifft.
Es ist insoweit eine Flexibilisierung notwendig, dass die Möglichkeiten mit neuen technischen Medien anerkannt und neuen Handlungsalternativen Raum gegeben wird. Den auf Sicherheit und Beständigkeit bedachten HR-Experten muss dies erstmal nachvollziehbar verständlich gemacht werden. Sie brauchen für Ihre zunächst aufkommenden Gegenargumente und Widerstände Antworten und Erklärungen. Erst dann wird das Neue akzeptiert, werden neue Handlungsmechanismen gesucht und letztendlich das Neue in der Praxis integriert.
Die neutrale Perspektive eines externen HR-Coaches verbunden mit den notwendigen Fachkenntnissen hilft, zeiteffizient und zielgerichtet an diesen Punkten zu arbeiten und Ihren Erfolg zu sichern.